A kereskedő szemével: informatikai beruházások

Vásárlás

Informatikai beszerzés esetén elméletileg a legegyszerűbb és leggyorsabb módszer a vásárlás. A folyamat jellemzően az igény feltámadásával kezdődik, majd a feladatra kijelölt személy kitalálja a fejlesztési irányt és önállóan, vagy egy tanácsadó segítségével megírja a "bevásárlólistát". Ezután jön az ajánlatbekérési fázis, amikor minimum három helyről bekérik az ajánlatokat. Ilyenkor jellemzően már elkezd sérülni a rendszer, az igazán lelkiismeretes megoldásszállítók alaposan körbejárják a kérdést, értelmezik a feladatot és számos kiegészítő opciót vagy alternatív lehetőséget javasolnak, ami máris megnehezíti az összehasonlíthatóságot.

Ezek után -ideális esetben - a reménybeli vevő megpróbálja összevetni beérkezett ajánlatokat, majd a cégre jellemző gyorsasággal megszületik a döntés, a megrendelés, a szállítás és a beüzemelés. Kevésbé ideális esetben kiderül, hogy a megrendelő cég nem rendelkezik megfelelő likviditással a beruházáshoz, és elkezdődik az igényeken keresztül az ár lefaragása, aminek a végeredménye általában egy olyan félmegoldás, amivel a vevő nem oldotta meg hiánytalanul az összes kitűzött célt, viszont a teljes erre fordítható keretét felélte.

A vásárlás azoknak jó megoldás, akik rengeteg likvid tőkével rendelkeznek, és nem hajlandóak olyan kompromisszumokra, ami a félmegoldások felé terelheti őket. A vásárlásnál hatalmas előny, hogy  a beruházás több lépcsőre bontható, ütemezhető, és a mennyiségi kedvezményekről sem kell lemondani egy jól megkötött keretszerződés esetén. De mi van akkor, ha nem áll rendelkezésre elegendő likvid tőke?

Pályázat

A vissza nem térítendő támogatást nyújtó pályázat kétségtelenül az egyik legolcsóbb, ugyanakkor a legtöbb munkát igénylő és egyben leglassabb beszerzési mód. A folyamat a pályázat kiírásával indul, amit a beruházónak fel kell fedeznie és döntenie kell az indulásról. Keresnie hozzá egy  pályázatíró céget, aki felvilágosítja, hogy milyen irányú fejlesztéseket tud végrehajtani támogatott módon. Akkor is ha nem pont arra van szüksége. Ekkor következik be a megoldás specifikálása, az ajánlatkérés, versenyeztetés, a szükséges papírok beszerzése.

Ökölszabály, hogy nincs olyan pályázat, ami fájdalommentesen átmenne: a beadáshoz közeledve sorra előkerülnek a hiányosságok, szükséges kiegészítendők, majd a beadás előtt – ami az első ajánlatkérés után akár hónapokkal is lehet - újra át lehet dolgozni az egészet. Legutóbbi egy két hónapos egyeztetés és többszöri ajánlatfrissítés után "véletlenül kiderült", hogy kötött a hardver-szofver arány, esetünkben pont a fordítottja volt az ajánlat a kiírásnak. Ilyen mértékű eltérésnél már nem lehet és nem érdemes a számokat tologatni, újra le kell ülni és nulláról kell felépíteni a beadandó anyagot.

A benyújtott pályázat meglehetősen lassan megy át a nagyon szigorú szűrőn, ami több buktatót is tartogat. Az első a meglehetősen gyors gyártói modellciklus: a pályázatban konkrét modelleknek kell szerepelniük és ezek előbb vagy utóbb (jellemzően negyedévente) eltűnnek a gyártó, kereskedő kínálatából. Egy ilyen változtatás megint komoly adminisztrációs terhet okoz, és visszalöki az elbírálás elejére a projektet, hiszen minden egyes pontját újra vizsgálják. A második kockázat az elmúlt két évben meglehetősen erős árfolyam-ingadozás: a támogatás összegét forintban kötik ki, ha a hazai deviza az ajánlat kiadása és a teljesítés között jelentősen gyengül, a többletkiadás a pályázót terheli, amit csak korlátozottan tud a beszállító kompenzálni. A beszállító cseréje szintén nem egyszerű, újrakezdett versenyeztetés, adminisztrációigényes változáskérelem, és időveszteség a következménye. A harmadik buktató a folyamatos hiánypótlás és magyarázkodás, ami még az elbírálást és a teljesítést követően hónapokkal később is tarthat.

A vissza nem térítendő támogatás jól hangzik, de a kezdeti tőkeigénye ennek a legmagasabb, hiszen a pályázatíró cégen felül a beszerzést is teljes egészében meg kell finanszírozni, a támogatás csak a bürokrácia kifürkészhetetlen akadályait hiánytalanul teljesítő pályázat után, később jár. A héten történt eset: egy 2009 júniusában elkezdett, majd 2010 májusában leszállított infrastruktúrával kapcsolatban a támogatást folyósító intézet afelől érdeklődött, hogy milyen hivatkozást jelöl a számlán a kapcsolódó bizonylatok között a Vsl-2010/01234, mivel az nem volt feltüntetve a pályázati anyagban (A válasz: a szállítólevél száma, amin a készletmozgás történt). A választ elfogadták, de a hívásból ítélve még biztosan nem utalták ki a támogatást, pedig már augusztus vége van.

Bérlet

A hitelválság óta a „kölcsön” a szitokszavak közé került, a legtöbb cégnek eszébe sem jutna bérelni az eszközöket, sokan csak addig nyújtóznak amíg a takarójuk és úgy gondolják, csak a vásárlás lehet az egyetlen megoldás. Pedig véleményem szerint egy rentábilis, de likviditásra érzékeny vállalkozásnak a bérlet legjobb megoldás. Igaz, hogy a teljes élettartamra nézve a kamat miatt vitán felül a legdrágább, de a legalacsonyabb kezdeti tőkét is ez igényli. A tartósbérlet könyvelési szempontból a legegyszerűbb: az eszközök a vállalkozás könyveiben nem szerepelnek, egyszerű havi költségszámlaként jelentkeznek, mint például az irodabérlet. Fontos, hogy a bérlet végén az eszközöket nincs lehetőség közvetlenül megvásárolni, a futamidő végén inkább új eszközbeszerzés javasolt.

A folyamat úgy kezdődik, mint a vásárlás esetében, tehát valós igényekre adott teljes értékű megoldásokkal – csak itt tényleg lehet nagyot álmodni. Ezt követi a vevő hitelképességének vizsgálata, majd az 1-2 napos elbírálást követően már indulhat is a szállítás. Néhány dologra azonban nagyon oda kell figyelni, ilyen a minimum finanszírozható összeg, a hardver-szoftver arány (utóbbinál a licenctípus is számít), a futamidő hossza és a futamidő végére kalkulált maradványérték.

A maradványérték azért nagyon fontos, mert csökkenti a finanszírozott tőkét és ezáltal az arra felszámított kamatot: van olyan finanszírozó, ahol 100 egységnyi beszerzésre a teljes futamidő alatt visszafizetendő összeg mindössze 103 egység! Persze ezt a magas maradványértéket csak szigorúan specifikált eszközmixre lehet elérni, a jellemző finanszírozási kamatok a teljes futamidőre vetítve 9-17 százalék között alakulnak. A tartósbérletnek a korábban említett kivásárlási opció hiányán felül hátránya, hogy nem bővíthető, vagyis nem lehet félidőben további eszközökkel kiegészíteni, azokat vagy meg kell vásárolni, vagy ha megfelelelnek a finanszírozási feltételeknek, új tartósbérleti szerződést kell rájuk indítani.

A grafikonon mindhárom esetet lemodelleztük, ugyanazzal a konkrét ajánlatra támaszkodó gépparkkal, a grafikon íve a teljes kiadást ábrázolja 36 hónapra levetítve. Ami még része a képletnek, az egy méltányos támogatási és üzemeltetési költség, ami mindhárom esetben azonos súllyal van jelen.

Bérelni akár olcsóbb is lehet mint venni

Lássuk mindhárom konstrukciót egy képzeletbeli 4 millió forintos eszközparkra! Vásárlás esetén egyszerű a képlet: megvesszük a termékeket, és ha nincs kezdeti beüzemelési költség, egy gyönyörűen kalkulálható egyenesen láthatjuk az összköltség alakulását, amely az üzemeltetési kiadások miatt folyamatosan emelkedik.

A pályázat vonala esetén egy dolgot nem ábrázoltunk: a rengeteg időt, ami a beruházás megkezdéséig eltelik, valami az adminisztrációra és utánjárásra fordított időt (pénzt!), hiszen ezek nagyon eltérőek lehetnek. Az viszont biztos, hogy kezdetben magasabbról indul az összeg, mert a pályázatíró cégek általában fix költségtérítést is felszámítanak, majd erre rakódik később a sikerdíj, ami az elnyert támogatás összegének függvénye. A pályázatot modellező grafikont valós pályázatírói tarifák, és valós (de maximális megítélt támogatást feltételezett) pályázatra számoltuk. A támogatás beérkezése után már csak az üzemeltetési költség marad, és mivel ez megegyezik a vásárláséval, a két vonal párhuzamosan fut.

Vásárlás, pályázat, bérlet költségei

Bérlet esetében drágább, forintalapú, árfolyamkockázat-mentes finanszírozást kerestünk, 0% önerővel. Ilyen módon kb. 11 százalékkal többet fizetünk vissza 36 hónap alatt, mintha megvásároltuk volna ugyanazokat a berendezéseket, de a futamidő végén újrakezdhetjük a folyamatot. Cserébe meglehetősen kis ráfordításokkal megvalósítottuk a számunkra optimális megoldást, amire a 22. hónapnál pontosan annyit költöttünk, mintha pályáztunk volna ugyanerre a gépparkra és a 32. hónapban érjük el a vásárlásra fordított összeget.

Euróalapon kiszámolva körülbelül 4 százalékos forintgyengülésig kevesebbet fizetünk mint a példaként felhozott konstrukció esetén, és ebben az esetben akár az is benne van a képletben (forinterősödés esetén), hogy a futamidő végén a két vonal helyet cserél, és kevesebb lesz a költségünk, mintha megvásároltuk volna az eszközöket.

Nincs egyértelműen jó, vagy rossz megoldás, bízom benne, hogy a fentiek ismeretében mindenki megtalálja a számára optimálisat.

A cikk szerzője a Takforsys Üzleti Informatika Kft. ügyvezetője.