Már akkor is spórolnak a dolgozók, ha figyelik őket

A vállalati nyomtatópiacon a gyártók törekvései közt az utóbbi időszakban környezettudatosság és költségoptimalizáció címszóval leggyakrabban az alacsonyabb áramfelvétel vagy a takarékos festékhasználat szerepel, de ezzel messze nincs megoldva a probléma. Bármely cégnél, ahol szabadon nyomtathatnak a felhasználók, ott előbb-utóbb szakdolgozatok, receptkönyvek, játékleírások settenkednek ki a nyomtatóból. Az alkalmazott úgy érzi, ez jár neki, a vállalat pedig sokszor szemet huny, mert nem is tudja, hogy pontosan mennyibe kerül ez a béren kívüli juttatás. Gyakran a dolgozók nem is veszik a fáradtságot, hogy odafigyeljenek arra, ne nyomtassanak feleslegesen minden megbeszélésre hosszú dokumentumokat, ha pedig bármelyik nagyobb vállalatnál megnézzük a nyomtatók melletti kukákat, akkor rájövünk, hogy rengeteg nyomat sosem hagyja el keletkezésének helyét.

Zöld IT vagy válságkezelés? Mindegy!

Apró odafigyeléssel, hatékonyabb dokumentum-menedzsmenttel és egy jó elszámolási és riportolási rendszerrel csodákat lehet tenni, akár az a cél, hogy a vállalkozás \"zöldebb\" legyen, akár az, hogy olcsóbb legyen a nyomtatás. Tavaly már bemutattuk az a cseh startup céget, ami erre a problémára egy hatékony megoldást dolgozott ki már évekkel ezelőtt, most pedig meglátogattuk a brnói gyárat, illetve az ottani Masaryk Egyetem épületeiben élesben vizsgáltuk meg az egyszerű, mégis célravezető rendszert.

A cseh Y Soft 2003 óta dolgozik a multifunkciós vállalati nyomtatókhoz csatolható, vagy azok szoftverébe beágyazható azonosítási és elszámolási rendszeren, amivel napi szinten egyszerűvé válhat a nyomtatások követése, minőségi és mennyiségi kvóták kezelése. A termék a SafeQ nevet viseli, s habár ez nem változott, az évek során az elérhető funkciók köre szépen bővült. A rendszer egyik legnagyobb előnye, hogy mostanra teljesen márkafüggetlenné vált, azaz szinte bármilyen, a vállalati irodai környezetekben fellelhető multifunkciós nyomtatóhoz vagy másolóhoz integrálható, illetve akár heterogén környezetben is működtethető.

A régebbi nyomtatók és a régebbi SafeQ terminálok kombinációja többnyire kimerült annyiban, hogy a felhasználó azonosította magát, majd minden, a nyomtatási várólistán lévő dokumentuma kijött a nyomtatóból. Az újabb terminálok, illetve a beágyazott verzió esetében viszont akár válogatni is lehet, hogy melyik dokumentummal mi történjen. Ez utóbbi esetben könnyen megspórolhatóak azok a nyomtatások, amikről idő közben kiderült, hogy még sincs rájuk szükség, valaki más is kinyomtatta már, vagy mire aktuálissá vált volna a nyomtatás, a tartalom megváltozott.

Apróságnak tűnik, de néhány vállalatot, vállalati dolgozót megkérdezve az derült ki, hogy ezek napi rendszerességgel előforduló esetek, a nyomtató melletti, egy nap alatt papírral megtelő kuka  mindenkinek ismerős. A hatékony mikromenedzsment és a nyomtatás gomb tényleges megnyomásának kitolása így önmagában érezhető, kimutatható csökkenést jelent a nyomatok számában.

Körmére kell nézni a dolgozóknak

A mennyiségekkel és minőséggel való elszámolás, illetve a jogosultságok kezelése viszont ennél is jobban teljesít. A SafeQ lényegében itt válik el a legtöbb vállalati nyomtatási rendszertől, hiszen a barátságos kezelőfelület mellett egy, a felhasználók számára kevésbé szívderítő statisztikai és jogosultságkezelő modult is hordoz. Minden nyomtató rendelkezik egy azonosításra alkalmas eszközzel, ami lehet RFID, PIN-kódos, mágneskártyás vagy a 32 féle különböző kulcs rendszer bármelyike.

Azon cégek számára, ahol még nem volt korábban ilyen, ott az RFID használatát javasolja a gyártó, ugyanis összességében ez bizonyul a legolcsóbbnak, s a kulcsok is itt pótolhatóak szinte a legkönnyebben. Ahol viszont már van elektronikus beléptető rendszer, ott ugyanazokat a kulcsokat lehet használni a nyomtatáshoz is. Sőt, a nyomtatásmenedzsment-rendszer bevezetésével egyidőben egy beléptetőrendszert is kialakíthat az adott cég, de akár a kólaautomatákat is lehet ezzel vezérelni, minden csak programozás kérdése.

A túloldalon, a felhasználóknak egyetlen meghajtó programot kell telepíteni, amivel vége a vállalatoknál szokásos helyzetnek, amikor a dolgozó több tucat nyomtató közül kell válogasson. Ez egyébként szintén sok pazarláshoz vezet, ha a dolgozó elsőre rossz nyomtatóra küldi el a dokumentumot, akkor nem biztos, hogy elmegy megkeresni, inkább kinyomtatja még egyszer máshol. Az Y Soft rendszerét használva a nyomtatás elküldése után a gépen nincs több dolga a felhasználónak, a dokumentum bekerül a SafeQ nyomtatószerverbe, ahonnan bármelyik eszközhöz lépve előhívható. A beállítások utólag is  felülírhatóak, azaz hiába állította be valaki, hogy színes, egyoldalas nyomatokat kér, ha nincs hozzá jogosultsága, akkor automatikusan duplex fekete-fehér oldalak készülnek, de a végső simításokat akár a nyomtató szoftverén keresztül is el lehet végezni.

A nyomtatás után a printer visszaküldi a szerverre, hogy hány oldalt adott ki sikeresen, így a megszakított nyomtatáskor, vagy a papír/festék kifogyásakor is csak annyi lapot számol el a SafeQ, amennyit tényleg megkapott a dolgozó.  Erre azért is van szükség, mert a webes rendszer minden egyes lap életét követi, regisztrálja az eseményeket, majd a kívánt időközönként automatikusan jelentést is készít.

Aprólékos kimutatások

A riportok tételesen is tartalmazhatják a feladatok listáját, illetve a webes felületen látszik, hogy mely fájlokat milyen módon nyomtatta ki a felhasználó. A gyakorlat azt mutatja, hogy a dolgozók úgy bírhatóak leginkább jobb belátásra a pazarlást illetően, hogy heti vagy havi rendszerességgel nyomtatási toplistát hoznak nyilvánosságra a vezetők. Kérdés, hogy ez már munkahelyi terrornak tekinthető-e, de ahogyan az eredménylisták motiválnak, úgy ez is, amennyiben összehasonlítható munkakörben dolgozókat fog össze. Kínos lehet péntek délután a vállalati levelezőlistára megkapni, hogy ezen a héten is 600 oldallal többet nyomtattunk mint a többiek összesen, pedig nem is volt semmilyen extra megbízásunk.

A SafeQ rendszer természetesen egy észlelhető költségvonzattal is rendelkezik, hiszen kezdetben a licenceken túl meg kell vásárolni a terminálokat is. Kérdésünkre, hogy egy átlagos esetben mennyibe kerül egy telepítés, nem kaptunk választ, ugyanis az azonosító megoldások között jelentős, nagyságrendbeli eltérés is lehet, akkor is, ha maga a terminál lényegében ugyanaz. A nagyságrendileg 100-200 dolláros bekerüléssel azonban érdemes minimum számolni. Az üzemeltetésért viszont már az Y Soft helyi partnereinek fizetnek a vevők, s nem közvetlenül a cseh cégnek. A támogatás, segítség, üzemeltetés és javítás elsősorban a helyi partner feladata, amiért a szerződési összeget kapja, az Y Soft pedig a partnerek számára biztosítja mindehhez a hátteret, a bevétele ebből keletkezik.

A cseh szakemberek elmondása szerint akár 3-5 hónap alatt megtérülhet a beruházás, s onnantól kezdve folyamatosan költséget takarít meg a vállalkozásnak. Ennek mértéke átlagban 30-40 százalék a nyomtatási költségeket alapul véve, ami a cég mérete, tevékenységi köre szerint természetesen eltérhet.

Nem csak vállalati környezetben hasznos

A vállalati költségmegtakarítás mellett egy ilyen megoldás más esetekben is hasznosnak bizonyulhat. A Brnói Egyetemen már évek óta beléptetésre, nyomtatásra, fénymásolásra, automatáknál való fizetésre is használhatják a hallgatók a SafeQ-t. Az egyetemi szféra különlegessége, hogy a felhasználók száma magas, nagy a fluktuáció, illetve teljességgel kiszámíthatatlan a felhasználás jellege, ritmusa és helye is. A különböző épületekben tucatnyi helyen vannak lerakva önkiszolgáló nyomtatók, amiket minden hallgató az RFID-s azonosítójával használ.

Itt már teljesen életszerű az is, hogy a PC-n a nyomtatás gomb megnyomása után nem azonnal jön ki a nyomat a gépből, csak akkor, ha odaért az illető az eszközhöz. A SafeQ szerver ezen felül praktikusan használható a nyomtatási költségek elszámolására is. Az azonosítóhoz minden esetben tartozik egy kreditegyenleg, amiből bármilyen célra lehet költeni. A fekete-fehér, színes nyomatoknak, a másolásnak, vagy a különböző méreteknek saját ára lehet, s ugyanebből a keretből lehet akár a nyomtató mellett álló kólaautomatából is üdítőt venni. Sőt, a kollégiumi díjakat is ezzel fizetik az ottani hallgatók.

A SafeQ-hoz csatlakoztathatóak úgynevezett feltöltőállomások is, ami papírpénzt és érmét is elfogadnak, de elektronikus úton is tölthető a keret. Ottlétünkkor is folyamatosan jöttek-mentek a cseh egyetemisták, látszólag olyan természetességgel használták a SafeQ-t, mint az ajtókilincset. Az egyetemen belül a rendszerért felelős illetékes szerint mostanra teljesen megszokták a hallgatók, már nincs olyan ember az intézményben, aki ne úgy került volna oda, hogy ez működik, ezért el sem tudják képzelni, hogy emberi segítséggel működő nyomtatóközpontok, vagy offline megoldások legyenek.

Nincs jobb, csak több?

Az egyetem jó tesztterepnek bizonyul, s nem meglepetés, hogy a terminálok legtöbb generációját végig tudtuk itt nézni. A régebbi, alacsonyabb funkcionalitású modellektől a közel legújabbakig megtalálható minden. A klasszikusan kritikus egyetemisták felől viszont alig érkezik panasz vagy kérdés, de ami érdekes, hogy fejlesztési javaslatok vagy új funkciók ötletei sem merülnek fel, sem itt, sem a legtöbb cégnél. A SafeQ alapjában véve egy adott problémára egy egyszerű válasz, amit nem is érdemes túlfeszíteni, s nem is nagyon lehet.

Feladat, hogy minden nyomtató márka mellett működni tudjon, feladat, hogy egyedi kéréseknek is megfeleljen a szoftver, de alapjában véve nehéz elképzelni sok újdonságot. A spórolás és a jól szervezettség sosem megy ki a divatból, a vállalatok nagy részénél sosem lesz teljesen homogén nyomtató profil, szükség van egy márkafüggetlen megoldásra, így az Y Soft piacképessége biztosított. E cseh remek csak termékként nézve is megállja a helyét, de maga a vállalati filozófia is figyelemre méltó.