A kereskedő szemével: a hatékony iroda központja

Jelen cikkben az elérhető szolgáltatások széles körét elsősorban praktikus okokból mutatjuk be a Xerox Phaser 3300MFP-n keresztül: ilyen készülék van az irodánkban, így nem csak a műszaki leírás alapján kellett találgatni a funkciók hasznosságát, gyakorlati oldalról is meg tudtuk tapasztalni azok előnyeit. Természetesen a konkurens gyártók (HP, Kyocera, Canon, Epson, OKI, Samsung, stb) is fel tudnak mutatni hasonló funkcionalitással felvértezett készüléket.

Nyomtatás

Mivel 2-10 fős munkacsoportoknak szánt készülékről van szó, ezért alapelvárás, hogy ne a kliensek osszák meg hálózaton a nyomtatót, hanem önálló Ethernet-kapcsolattal rendelkezzen. Ezzel a fajlagos kihasználtság nő, kevesebb készüléket kell megvásárolni, kellékanyaggal ellátni és karbantartani. Továbbá a munkacsoportos készülékek jellemzője a nagyobb várható terheléssel összhangba állított nagy kapacitású toner elérhetősége, aminek az egy lapra vetített költsége lényegesen alacsonyabb az asztali felhasználásra szánt, kompakt nyomtatóknál. A Phaser 3300MFP rendelkezik egy vezérlőpanelről is elérhető "Toner Save" funcióval, ami harmadával  kevesebb festéket használ fel nyomtatáskor. Ezzel kiterjeszthetjük a toner élettartamát, a csökkent nyomtatási minőséget jellemzően belső, korrektúrára váró dokumentumok vagy e-mailek kinyomtatásakor használhatjuk.

A nyomtatási költségek számolásakor sokan "véletlenül" kifelejtik a képletből a hordozó papír 1,5-2,5 Ft-os árát. Ahogy a legtöbb esetben, úgy most is igaz, hogy nem a minőségből kell lejjebb adni, hanem a felhasznált mennyiséget érdemes csökkenteni. A rosszabb minőségű papír nagyon finom papírporral szennyezheti a készülék belsejét, ami miatt a görgők idővel veszíthetnek a tapadásukból, ennek a legnyilvánvalóbb tünete az egyre gyakori papírelakadás, ez nem csak bosszúságot okoz, de a munkát is hátráltatja. A felhasznált papír mennyiségének csökkentésére a 3300MFP-nél elsősorban a kétoldalas (duplex) nyomtatás tűnik kézenfekvőnek, de rendelkezésre áll a legtöbb nyomtatóban elérhető funkció is, amivel több oldalt nyomtathatunk egy oldalra – ezzel természetesen a betűméret is feleződik.

Másolás

Céges felhasználásra olyan multifunkcióst szoktunk javasolni, ami rendelkezik automatikus dokumentumadagolóval (ADF), és nem csak a síküvegre fektethető a másolandó dokumentum. Az ADF kényelmesebbé teszi a legtöbb másolási feladatot, egyben drasztikusan fel is gyorsítja azt. Az ADF használatakor a szkenner olvasófeje parkoló állapotban marad, és csak a dokumentum siklik át felette, nem mozog oda-vissza a gép teljes szélességében.

A Phaser 3300MFP sajnos nem rendelkezik olyan adagolóval, amivel a kétoldalas dokumentumokat egy menetben tudná beolvasni (duplex ADF, DADF), ez változatlanul csak a nagyobb gépeknél elérhető szolgáltatás. Arra viszont van lehetőség, hogy több egyoldalas nyomatot fele annyi papírt elfoglaló kétoldalas másolatként láthassunk viszont. Szintén csak az ADF-es készülékeknél működik kényelmesen a leválogatás szolgáltatás, ami a több oldalas, több példányban készülő feladatoknál jön jól. Ilyenkor a teljes másolnivalót először memóriába olvassa a készülék, és ezután kinyomtatja a teljes dokumentumot elejétől a végéig, majd a feladatot a kért példányszámban elölről kezdi, ezután nem nekünk kell szétválogatni a szétosztandó jegyzeteket. Ez több oldala esetén, ADF nélkül meglehetősen időigényes lenne.

Elsősorban hivatalokban használják az igazolvány-másolás funkciót. A behelyezett igazolványt ugyanabba a sarokba igazítva, két menetben olvassa be a készülék, majd az eredeti egyik oldalát a lap felső felére, a másik oldalát pedig az alsó felére nyomtatja, az eredeti méretek csökkentése nélkül. Vagyis nem kell papírt forgatni, ki-be fűzni és külön foglalkozni a megfelelő lhelyezéssel.

Szkennelés

Ahogy a másolásnál, úgy a szkennelésnél is nagy hasznát vesszük az ADF-nek, például több oldalas szerződések vagy akár csak sima, egyoldalas számlák archiválásnál. Munkacsoportos felhasználásra szánt készülékről lévén szó, a célhelyek széles tárháza áll rendelkezésünkre: a dokumentumokat, képeket beolvashatjuk az előlapi USB-csatlakozóba dugott pendrive-ra, vagy akár hálózatra is. Utóbbi esetén szinte bárhova dolgozhatunk, menthetjük a végeredményt FTP-re vagy hálózati megosztott mappába (SMB); kliensre, akár közvetlenül a feltelepített OCR alkalmazásba; e-mailbe, amit mellékletként továbbít a gyorsgombokra is felprogramozható címekre.

A felhasználókat, e-mail címeket és belépési adatokat (ide értve az FTP/SMTP hozzáférést is) könnyedén fel lehet konfigurálni a készülék IP címén elérhető webes felületen keresztül. A felhasználóknak nem kell minden egyes alkalommal megküzdeniük a beállításokkal, de az alapértelmezett paramétereket a munka folyamán bármikor felülbírálhatják.

Faxolás

Az analóg faxra még nagyon sok területen igényt tartanak, annak ellenére, hogy az e-mail sokkal olcsóbb és rugalmasabb. A Phaser 3300MFP-ben található fax képes kezelni a DRPD hívásokat is. Ennek akkor van jelentősége, ha több számhoz ugyanaz az analóg végpont van hozzárendelve az alközpontban. Ilyenkor az alközpont a különböző számokhoz más csengetési mintát küld ki, melyekre megtanítható a készülék, ekkor a fax számára érkező hívásokat a fax vesz fel, míg a hanghívásokat tovább engedi.

A Xerox Phaser 3300MFP egyik leghasznosabb szolgáltatása a bejövő- és kimenő faxok e-mailben történő továbbítása. Ezzel az értékesítési vezető akkor is azonnal értesülhet a régen várt hivatalos megrendelésről, amikor éppen távol van az irodától. Ezzel a szolgáltatással a felhasznált papír mennyiségét is csökkenthetjük, hiszen mi dönthetjük el, hogy mely faxokra van ténylegesen szükségünk kinyomtatva. Sajnos itt van egy apró hiányossága a készüléknek: a kiküldött levélben minden esetben ugyanazt a szabvány formulát használja, nem helyezi el a küldőre vonatkozó fejlécadatokat, ezért picit nehéz a visszakeresés, de remélhetőleg egy későbbi firmware frissítésnél a fejlesztők figyelembe veszik majd ez a javaslatunkat.

Klasszikus papírtemető, amikor a kollégák a megszerkesztett anyagot először kinyomtatják, majd a faxba fűzve változatlan formában elküldik a megadott számra. Ha nincs olyan követelmény (például csak a nyomtatás után elhelyezhető pecsét és aláírás), ami miatt ezt az utat kellene bejárnunk, a faxokat küldhetjük hálózaton keresztül is, közvetlenül a címzett faxára nyomtatva. Az eseményhez egy egyszerű háromlépcsős folyamaton léphetünk végig, ahol az első lépcsőben az igény szerinti fedlapot állíthatjuk össze, másodikként megadhatjuk a címzetteket, legvégül a felbontás eldöntésével már csak a küldésre kell utasítást adni. Természetesen egyszerre több munkatárs is elindíthatja ezt a folyamatot, amit a készülék sorba rendez és a faxok kiküldése alatt párhuzamosan ugyanúgy lehet a többi funkciót használni.

„A nyúlon túl? Nem, a nyúl az”

A cikkben szereplő Xerox Phaser 3300MFP-hez utólag a költséghatékonyabb, 8000 oldalas nagy kapacitású tonert célszerű rendelni, amivel festéktakarékos üzemmóddal, hagyományos szöveges dokumentumok esetén 10 ezer fölé is feltornázható a kinyomtatható oldalak száma.

Az üzemeltetésért felelő rendszergazdák nagyra értékelhetik, hogy a webes interfészen keresztül nyomon követhető a készülék állapota, de arra is képes, hogy e-mailben figyelmeztessen a toner hamarosan esedékes cseréjére. A felhasznált energiát csökkenthetjük azzal is, hogy a használat intenzitásához igazítjuk az energiatakarékos működés paramétereit, például negyed óra inaktivitást követően a szkenner olvasólámpáját alvó módba helyezzük.

Záró gondolatként fontos megjegyezni, hogy központi funkciót betöltő készülékről lévén szó – mindegy, hogy szerverről, vagy munkacsoportos multifunkciós készülékről beszélünk - , a konszolidáció egyben magában hordozza a meghibásodás esetén az adott részleg munkavégzésének lehetetlenné válását is. Ezért kiemelten fontos, hogy eljátszunk a gondolattal, hogy egy ilyen „katasztrófahelyzetben” mit lépünk: a felhasználókat időszakosan másik készülékre irányítjuk, vagy a szakszervizzel/üzemeltető céggel kötünk magasabb rendelkezésre állást biztosító szerződést.

Az ilyen teljesítményű készülékek minden gyártónál jellemzően helyszíni garanciával rendelkeznek, ám a következő munkanapi kiszállás és a várható 5 munkanapon belüli javítás sokszor túl lassú lehet, ezért – minden gyártó termékének esetében! - érdemes elmélyedni a garancia kiterjesztési lehetőségek között. A Xerox Phaser 3300MFP-hez kérhető például 8 órán belüli megjelenés és javítás, valamint az igény esetén cserekészülék biztosítása, a gép árának nagyjából ötödéért.

A cikk szerzője a Takforsys Üzleti Informatika Kft. ügyvezetője.